Im Juni veranstaltete Vorarlberg Tourismus erstmals den Treffpunkt.Tourismus. 250 Gäste aus dem ganzen Land folgten der Einladung in die Lechwelten. „Premiere“ war auch die Zertifizierung einer Veranstaltung als „Green Meeting“. Sandra Schacherer erzählt vom lehr- und erfolgreichen Prozess.

Das neue Format Treffpunkt.Tourismus umfasste mehrere Programmpunkte mit Mittagessen, sechs Exkursionen, Architekturführung, Preisverleihung und Feier. Ein solches Event auf die Beine zu stellen, ist allein schon organisatorisch ambitioniert. Es als Green Meeting auszurichten, noch mehr. Warum habt ihr euch das „angetan“?
Nachhaltigkeit ist nicht nur ein Schwerpunkt der Vorarlberger Tourismusstrategie 2030, sondern auch ein Fokusthema in unserem neuen Unternehmenszielbild. Wir wollen die Entwicklung, die wir uns wünschen, auch vorleben. Manche Destinationen sind zudem auf dem Weg zu Zertifizierungen. Wir wollen anhand eigener Veranstaltungen lernen, was das im Detail heißt.

Was waren die Herausforderungen?
Bei allem, was anfällt, das Thema überall gleich mitzudenken. Die Verantwortung liegt nicht bei einer Person allein, es braucht ein entsprechendes Netzwerk mit den richtigen Lieferant:innen und Partner:innen. Dinge, die „man immer schon so gemacht hat“, mussten wir neu denken. Zum Beispiel auf Anmeldelisten und Tischkarten aus Papier verzichten, Dekoration auf Nachhaltigkeit und Wiederverwendbarkeit prüfen, ebenso Bühnenbau, Technik u.v.m. Vor allem das Catering war umfangreich, herausfordernd und sehr strikt. Und vieles wird ja erst kurz vor der Veranstaltung finalisiert, so dass erst dann klar ist, ob die benötigte Punktezahl realistisch ist oder nicht. Die Zertifizierung haben wir pünktlich zum Mittagessen abgeschlossen, als wir belegen konnten, woher die Karotten kommen.

Wer hat euch unterstützt?
Große Unterstützung hatten wir von unseren Kolleg:innen bei Convention Partner Vorarlberg. Gemeinsam mit Lisa Rädler sind wir in die Umsetzung gegangen und haben immer wieder kontrolliert und aktualisiert, offene Punkte besprochen, bereits abgeschlossene Punkte wieder neu aufgerollt. Das Organisationsteam muss entsprechend auf- und eingestellt sein, es müssen alle Lieferant:innen mit einbezogen werden. Schlussendlich ist die Freude groß, wenn auch die Teilnehmer:innen die Maßnahmen annehmen und ihren Beitrag dazu leisten, wie zum Beispiel durch eine klimaschonende Anreise.

Wie lange hat der Prozess gedauert?
Den Prozess haben wir gleichzeitig mit der Organisation der Veranstaltung begonnen. Also etwa sechs Monate.

Welche Lehren habt ihr daraus gezogen?
Noch genauer hinschauen, noch mehr und enger im Netzwerk und innerhalb des Organisationsteams zusammenarbeiten. Jede Änderung oder Entscheidung in der Veranstaltungsplanung muss auch im Hinblick auf die Zertifizierung betrachtet werden!

Was hat euch am meisten überrascht?
Am Anfang war da nur der große Berg an Anforderungen und die Frage: wo starten? Dann macht es Spaß, kreativ zu werden und sich die Dinge zu erarbeiten, neu zu denken und anders umzusetzen als bisher. Überrascht waren wir auch von der Offenheit unserer Lieferant:innen und dem Willen, den Anforderungen gerecht zu werden. Alles in allem ist eine Veranstaltungs-Zertifizierung ein tolles Team-Projekt, bei dem am Ende alle stolz auf das Ergebnis sind!